Como usar um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) de forma eficaz

Os pontos-chave mais importantes

• Um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) é um roteiro, não uma punição. O objetivo é ajudar os membros da equipe a crescer, não intimidá-los a obedecer ou prepará-los para o fracasso.
• Use um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) somente após conversas claras e honestas. Se você não definiu expectativas ou não teve conversas reais sobre fracassos, está na hora.
• Um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) é para questões baseadas em habilidades. Pense em prazos perdidos ou metas de vendas — não em questões comportamentais como atrasos ou desrespeito.
• Clareza é gentileza. Um membro da sua equipe nunca deve ser surpreendido por um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP). Se sim, o problema é uma liderança pouco clara.
• As reuniões individuais vêm em primeiro lugar. Antes de recorrer a um plano formal, faça reuniões individuais regulares para sinalizar problemas com antecedência e orientar sua equipe sobre como seguir em frente.
• Um forte Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) inclui detalhes específicos. Faça uma lista clara do que está deficiente, do que precisa mudar, como você acompanhará o progresso e o que acontece se não houver melhorias.

Ninguém gosta de conversas difíceis. Você não. Nem os membros da sua equipe. Nem mesmo o colega de trabalho que poderia ter registrado a cara de pôquer.

Quando alguém na sua equipe não atende às expectativas, você não pode simplesmente cruzar os dedos e esperar que as coisas melhorem magicamente. Você deve intervir — de forma clara e sincera. É assim que se dirige bem.

Mas e se você já teve conversas difíceis e honestas e as coisas ainda não melhoraram? É aqui que você entra. Plano de Melhoria de Desempenho (SEMENTES) (Também chamamos isso de plano de 90 dias.)

Ao contrário da crença popular, um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) não é apenas uma etapa formal antes de alguém ser demitido. Também não se trata de microgerenciar ou aplicar punições. Um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) — usado da maneira correta — é um roteiro claro para o crescimento e um plano claro para o que é esperado daqui para frente.

Isso dá aos membros da equipe em dificuldades uma oportunidade real de mudar as coisas. E se isso não acontecer, também lhes dará uma saída digna e respeitável. Então, vamos ver como deve ser um plano de melhoria de desempenho e como prosseguir com ele. Liderança que serve a sua equipe Na melhor das hipóteses.

 

O que é um Programa de Melhoria de Desempenho (PIP)?

Termo indica PIP إلى Programa de Melhoria de Desempenho (Plano de Melhoria de Desempenho). E ele é Um plano escrito que identifica precisamente as deficiências de desempenho do funcionário e o que ele deve fazer para atender às expectativas do trabalho.. Um programa de melhoria de desempenho é uma ferramenta essencial de gestão de desempenho, que fornece uma estrutura para abordar problemas e definir metas mensuráveis.

 

O que é um Programa de Melhoria de Desempenho (PIP) no trabalho?

Um Programa de Melhoria de Desempenho (PIP), ou Plano de Desenvolvimento de Desempenho, é usado no ambiente de trabalho quando um membro da equipe tem desempenho consistentemente abaixo do esperado em uma área de seu trabalho baseada em habilidades. Por exemplo, ele pode não atingir metas de vendas, cumprir prazos ou se comunicar claramente com os clientes. Os termos “plano de desenvolvimento de desempenho” ou “programa de melhoria de desempenho” são frequentemente usados ​​de forma intercambiável.

O Programa de Melhoria de Desempenho (PIP) não é usado para abordar problemas comportamentais, como atrasos (ou ausências), desrespeito ou vestimenta inadequada. Estas não são áreas para melhorias incrementais – são áreas que “devem mudar agora”. O Programa de Melhoria de Desempenho (PIP) é baseado em habilidades.

Modelo gratuito de Áreas de Resultados Chave (KRA)

Um documento de Áreas de Resultados Chave (KRA) ajudará você a criar expectativas claras de funções para sua equipe. Obtenha nosso modelo gratuito, além de alguns exemplos de Áreas de Resultados Chave (KRAs) concluídas para sua referência! *Nota do especialista: usar o modelo KRA ajuda a definir e medir os principais objetivos de desempenho.*

 

Quando você deve usar um plano de melhoria de desempenho?

Que fique claro: nunca ofereça um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) quando estiver pronto para demitir alguém sem ter uma série de conversas claras e diretas antes desse momento. Como diz o especialista em liderança Patrick Lencioni: “Demitir alguém… muitas vezes é o último ato covarde de um líder que não sabe ou não quer responsabilizar as pessoas.” *Em outras palavras, um plano de melhoria de desempenho deve ser uma oportunidade real de melhoria, não apenas uma formalidade antes da demissão.*

Não é aceitável apresentar um plano de melhoria de desempenho como a primeira conversa com qualquer membro da equipe. Mas se vocês tiveram conversas e elas não foram úteis — ou se alguém começou a estagnar ou até mesmo a piorar — é hora de passar para o próximo nível de responsabilidade.

Armando Lopez, diretor sênior de recursos humanos da Ramsey Solutions, recomenda que você se faça estas três perguntas para determinar se é hora de implementar um plano de 90 dias:

• Você definiu expectativas claramente?
• Você documentou as falhas e teve uma conversa real sobre elas?
• Esse membro da equipe ficaria surpreso ao saber que não está atendendo às expectativas?

“Se você não consegue responder sim a todas as três perguntas, não deve seguir em frente”, diz Armando. “Ser pouco claro é ser cruel.” Surpresas nunca são divertidas, principalmente quando há muito em jogo. Seja bem claro para garantir que seu colega de equipe saiba exatamente onde está. *Clareza absoluta na definição de expectativas é a base de um plano de melhoria de desempenho eficaz.*

A verdade é que 99% da sua energia emocional na liderança da sua equipe deve ser gasta em Estabelecendo expectativas claras. O 1% restante é para responsabilizar os membros da equipe.

Definir expectativas claras é uma conversa bidirecional – trazendo clareza a todos e alcançando Compra de equipe Rumo a objetivos comuns. Portanto, antes de elaborar um plano formal, certifique-se de que você está executando Reuniões individuais Seja honesto regularmente sobre preocupações com desempenho.

Aponte problemas em tempo real, forneça feedback claro e dê exemplos específicos de expectativas não atendidas e mudanças que você precisa ver. Depois, use reuniões individuais para orientar o membro da equipe a seguir em frente.

 

Como Escrever um Plano de Melhoria de Desempenho

Escrever um plano de melhoria de desempenho não significa preencher espaços em branco em um formulário. Trata-se de criar um plano que seja completamente claro e justo. Veja o que incluir:

• Áreas específicas que precisam de melhorias no desempenho: Use suas Áreas de Resultados Chave (KRA) para orientar isso. *As Áreas de Resultados Chave (KRAs) são indicadores de desempenho essenciais para os funcionários.*
• O que esperar: Seja específico. "Faça 10 ligações de vendas por dia", não "Faça mais ligações".
• Prazo para melhoria: Normalmente 90 dias com pontos de verificação em 30 e 60 dias no mínimo.
• Como você medirá o progresso? Métricas claras, não apenas impressões.
• O que acontece se não houver melhora: Geralmente, o emprego termina.

Sua contribuição deve ser direta e respeitosa. Esta não é uma caixa de sugestões. É um documento do tipo "isso tem que mudar". Portanto, depois de criar seu plano de melhoria de desempenho e estiver pronto para enviá-lo, reserve um tempo para atualizar seus conhecimentos sobre Como ter conversas desconfortáveis.

 

Perguntas frequentes sobre o Plano de Melhoria de Desempenho

Ainda tem dúvidas sobre Planos de Melhoria de Desempenho (PIPs)? Isso é bom. Isso significa que você se importa e está tentando fazer a coisa certa. Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre planos de melhoria de desempenho, com respostas de Armando, um especialista em gestão de desempenho.

 

Como devem ser as conversas pré-PIP?

Comece sentando-se com um membro da equipe e discutindo seus Indicadores-Chave de Desempenho (KRA). Fale francamente sobre cada ponto. Digamos que eles tenham cinco áreas principais e atendam às expectativas em três delas, precisem de melhorias em uma e fiquem completamente aquém das expectativas em outra.

Ramsey usa uma escala de cinco pontos: 1 – Precisa de orientação, 2 – Autossuficiente, 3 – Proficiente, 4 – Avançado, 5 – Subindo de nível. Então, em uma escala de cinco pontos, esse membro da equipe veria três como 3, um como 2 e um como 1. *Observação: esta escala ajuda a determinar os níveis de desempenho atuais e desejados.*

Enfatize as áreas em que ele se sai bem. Em seguida, indique as áreas que precisam de melhorias. Explique como seria aumentar o nível de desempenho de 2 para 3 (ou mais) e explique o que precisaria mudar na área classificada como 1. Deixe claro que essas expectativas não são opcionais — elas são essenciais para a função.

Documente cada conversa para seus registros e responsabilidade pessoal e organize suas anotações por:

• التاريخ
• Qual é a expectativa não cumprida?
• Qual é o padrão exigido?
• Que melhoria você e o membro da equipe discutiram?

Não se trata de pegar um membro da equipe em flagrante descumprimento de seu dever, mas sim de ajudá-lo a enxergar a lacuna com clareza e dar a ele uma chance justa de fechá-la. *O objetivo de um plano de melhoria de desempenho é ajudar o funcionário a alcançar o sucesso.*

 

Como sei que eles entendem a gravidade da situação?

Apenas dizer as palavras é uma coisa, eComunique-se eficazmente Garantir que o significado pretendido seja transmitido é outra coisa. Então, pergunte a si mesmo: A mensagem que você queria transmitir é a mesma que a outra parte recebeu?

Aqui estão duas maneiras simples de verificar isso, com ênfase na importância de: Avaliação objetiva da gravidade da situação و Comunicação eficaz no ambiente de trabalho:

1. Peça que avaliem a gravidade da situação. Diga algo como: “Em uma escala de 1 a 5 — onde 1 é apenas uma pequena crítica construtiva e 5 é demissão — quão sério isso é para você?” Se eles disserem 1 ou 2, enquanto para você é 4 ou 5, é sinal de que você não foi claro o suficiente. Volte e tente ser mais direto. *Essa autoavaliação ajuda a entender a percepção do funcionário sobre a gravidade da situação, o que é muito importante.*
2. Peça para eles resumirem a conversa. No final da reunião individual, peça que eles reservem cinco minutos para escrever o que ouviram — qual era o problema, o que precisa ser mudado e quando — e enviem para você por e-mail. Se os comentários cobrirem apenas parte da conversa ou se o tom parecer mais casual do que você pretendia, é um sinal de que você precisa esclarecer as coisas. *Solicitar um resumo garante que o funcionário entenda as expectativas e responsabilidades atribuídas a ele.*

Você não está sendo duro, você está sendo claro. O membro da sua equipe deve perceber que essas expectativas são: Necessidades Não é chances.

 

E se eu tiver certeza de que estou pronto para prosseguir com um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)?

Você teve todas as conversas certas e as documentou até este ponto? Se você já fez isso e chegou a hora de oficializar as coisas, não faça isso sozinho. Apresente a situação ao seu comitê de RH. Caso você não tenha um, consulte um ou dois outros líderes de confiança. Este é um momento para colegas de confiança ajudarem você a desacelerar e rever seu processo e intuição. *Nota do especialista: consultar seu comitê de RH ou equipe de liderança garante uma abordagem justa e transparente.*

Você acha que essa pessoa tem o que é preciso para mudar as coisas em 90 dias?

Se a resposta honesta for não, não ofereça um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP). Isso seria cruel e injusto. É hora de deixá-los ir. Um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) não é uma tática de procrastinação. É uma oportunidade real para alguém ascender e permanecer. *Aviso: usar um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) como ferramenta para atrasar a demissão é considerado uma prática antiética.*

Se você acha que ainda é possível, habilite-os com duas opções claras:

• Opção A: Opte por sair agora com um pacote de indenização integral.
• Opção B: Totalmente comprometidos em mudar as coisas e atingir os padrões (mas se não o fizerem, não receberão a mesma compensação mais tarde)

Dê ao seu membro da equipe alguns dias para pensar sobre isso e diga a ele que você fará o mesmo. Diga algo como: "Aproveite o fim de semana para pensar sobre isso. Na segunda-feira, você pode me dizer se quer seguir em frente ou terminar. Eu também vou pensar — ​​e posso chegar à conclusão de que estamos prontos para terminar. Se sim, eu te aviso, e esse será seu último dia."

A boa notícia é que muitas pessoas podem mudar as coisas e mudam, mas somente quando as expectativas, o prazo e as consequências são claros. *Dica profissional: clareza sobre expectativas e consequências é fundamental para o sucesso de um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP).*

 

Como faço para enviar um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)?

Esta é uma daquelas conversas em que a sua aparência é tão importante quanto o que você diz. Você está lidando com uma pessoa real – alguém com esperanças, contas, estresses e uma história. Então, mesmo que você esteja frustrado, comece com clareza. e atenção.

Eu faço:

• Comece com empatia. Trate as pessoas da maneira como você gostaria de ser tratado se os papéis fossem invertidos.
• Seja curioso, não julgue. Faça perguntas e ouça para entender, não para discutir.
• Atenha-se aos fatos. Mostre a eles suas lacunas de desempenho, não falhas pessoais.
• Diga a coisa difícil, gentilmente. Não faça rodeios.
• Dê-lhes tempo para processar. Dois a três dias é um período razoável antes que uma decisão possa ser tomada.

não:

• Não diga: "Não é pessoal". O mesmo acontece com eles.
• Não deixe que suas emoções comandem tudo. Mantenha-se firme, mesmo que a reação deles seja forte.
• Não torne a situação tão fácil a ponto de eles perderem de vista a seriedade da situação. Seja claro e firme.
• Não leve a reação deles para o lado pessoal. Esta é uma notícia difícil. Dê-lhes espaço para sentir.

Após a conversa, peça para eles resumirem. Isso ajuda você a saber se o que você disse é o que eles ouviram. *Observação: esta prática ajuda a garantir uma compreensão clara e consensual do plano.*

 

Como escolher as metas apropriadas do Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)?

Comece identificando o problema que você está enfrentando. Então pergunte a si mesmo: O que esperar aqui? Esse é seu objetivo.

No entanto, considere a função do funcionário e o tempo de serviço naquele cargo ao definir as expectativas. Você não deve impor padrões injustos a ninguém. *É importante alinhar as metas do plano de melhoria de desempenho com a experiência atual do funcionário e suas responsabilidades profissionais.*

Você ainda está com dificuldades? Pense em que tipo de sucessos você gostaria de comemorar com esse membro da equipe daqui a um ano. Talvez seja vê-lo falar em reuniões, se tornar alguém a quem as pessoas recorrem para obter ajuda com problemas ou receber elogios dos clientes em vez de reclamações. Agora pergunte a si mesmo: O que está impedindo essa pessoa de chegar lá? *A resposta a essa pergunta geralmente é a essência dos objetivos de um plano de melhoria de desempenho eficaz.*

 

Qual é o período ideal para manter um funcionário em um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)?

• Normalmente, os Planos de Melhoria de Desempenho (PIPs) duram no máximo 90 dias, com pontos de verificação e avaliações em 30 e 60 dias. *Este prazo comum reflete as melhores práticas em gestão de desempenho.*
• Em cada ponto de verificação, use o Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) para perguntar ao funcionário: “Como você vê seu progresso?” *Este método incentiva a autoavaliação e a responsabilização.*
• Se um funcionário não estiver desempenhando no nível exigido, forneça a ele os ajustes específicos que você precisa verificar. *Seja claro e específico sobre suas expectativas.*

Lembre-se: qualquer uma das partes pode desistir a qualquer momento. Se isso não funcionar, não tem problema encerrar antes dos 90 dias. *A flexibilidade é fundamental na gestão de desempenho.*

 

O que acontece no final do período de 90 dias?

“Quando um membro da equipe chega ao fim dos 90 dias e atinge as metas, comemore com ele!” diz Armando. Diga a eles que eles foram um enorme sucesso e provaram que podem entregar o que é esperado. Agora cabe a eles continuarem.

Ele também enfatiza que as expectativas não mudam só porque o plano termina. Deixe claro com o membro da equipe que ele não receberá uma nova designação ou outro período de carência de 90 dias se o desempenho cair novamente. Se ajudar, eles podem até fingir que alguém ainda os está observando até que o nível de trabalho se torne natural. (Mas não olhe por cima dos ombros deles. Em vez disso, use suas reuniões individuais para apoiá-los e continuar a reconstruir a confiança e a comunicação aberta.)

Outra coisa que deve ficar bem clara:

• Eles não podem ser transferidos para outro departamento enquanto estiverem em um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) ou imediatamente depois — eles precisam primeiro demonstrar desempenho consistente em seu local.

Os planos de melhoria de desempenho não são fáceis – mas são merecer que. Ela dá clareza, dignidade e direção. E quando bem utilizado, pode levar a transformações poderosas.

Desafie você mesmo e seus líderes que têm relatórios diretos a serem justos, claros e rápidos para resolver problemas. O mais importante é que, em todas as situações, trate seus funcionários da maneira como você gostaria que o tratassem.

 

 

Próximo passo: defina expectativas muito claras para as funções.

Você está procurando uma maneira fácil de responsabilizar os membros da sua equipe? قبل Precisa de um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP)? Use o modelo de Áreas de Resultados Principais (KRAs) para esclarecer exatamente o que significa sucesso — para cada função. Identificar as principais áreas de resultados (KRAs) ajuda a definir claramente as responsabilidades, o que é essencial para melhorar e avaliar efetivamente o desempenho. *Nota do especialista: Definir KRAs garante que os esforços dos funcionários estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.*

 

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