10 dicas essenciais do Zoom para todos os usuários

As reuniões virtuais se tornaram parte integrante do trabalho remoto, mas às vezes podem ser tediosas. Se o Zoom é a sua plataforma de videoconferência preferida, existem diversos recursos ocultos que você pode aproveitar para tornar as reuniões mais eficientes para os anfitriões e mais envolventes para os participantes. Aqui estão as melhores dicas e truques para tirar o máximo proveito do Zoom.

Utilize salas de subgrupos selecionadas pelos próprios participantes para criar um evento de networking virtual.

A comunicação virtual é inerentemente desconfortável e pode piorar se você enviar as pessoas para salas de subgrupos aleatórias para forçá-las a conversar. Embora os participantes da reunião sejam normalmente atribuídos automaticamente a salas de subgrupos, o Zoom possui um recurso que permite que os indivíduos escolham sua sala e se movam entre elas no seu próprio ritmo. Isso cria uma experiência mais flexível que imita a interação presencial; e, se você for o anfitrião, pode nomear as salas de subgrupos para que os participantes possam selecioná-las com base em seus interesses ou tópicos específicos.

Clique em Salas Simultâneas , selecione o número de salas que deseja criar, escolha " Permitir que os participantes escolham a sala " e clique em Criar . Em seguida, clique em Opções ou no ícone de engrenagem e selecione " Permitir que os participantes escolham a sala " e " Permitir que os participantes retornem à sessão principal a qualquer momento ". Depois que as salas simultâneas forem iniciadas, você verá a opção "Renomear" na janela Salas Simultâneas, que poderá usar para adicionar um nome a cada sala.

Para entrar em salas de discussão, os participantes devem clicar em Salas de Discussão , passar o cursor sobre o número na lista e clicar em Entrar > Entrar . O mesmo processo pode ser usado para alternar entre salas ou retornar à sessão principal. Vale ressaltar que o recurso de autoseleção está disponível apenas nos aplicativos para desktop e dispositivos móveis; usuários da versão web precisarão ser movidos manualmente pelo anfitrião.

Baixe um arquivo CSV para preencher previamente as salas de subgrupos para reuniões grandes.

Alternativamente, existem muitas situações em que você precisará atribuir os participantes da reunião a salas de discussão específicas, em vez de deixá-los escolher ou usar o recurso de atribuição aleatória do Zoom. Por exemplo, quando você deseja garantir que todos os membros de uma determinada equipe estejam na mesma sala. Isso pode ser feito manualmente após o início da reunião, mas com grupos grandes, é muito mais fácil fazer isso com antecedência, e tudo o que você precisa é de um arquivo CSV. Um modelo está disponível na página de suporte do Zoom : você precisará apenas de uma coluna para os nomes das salas de discussão e outra para os endereços de e-mail dos participantes. Ao agendar a reunião, vá para Opções , selecione Pré-atribuição de Salas de Discussão > Importar de CSV e, em seguida, arraste e solte seu arquivo na janela pop-up. O Zoom permite a pré-atribuição de até 100 salas e 1000 participantes.

Configure seus slides como um plano de fundo virtual para simular uma apresentação pessoal.

Ao apresentar para uma plateia presencialmente, você provavelmente estará em frente aos slides, permitindo que os participantes vejam você e o conteúdo simultaneamente. O recurso de Fundo Virtual do Zoom simula isso, sobrepondo seu vídeo à tela compartilhada. Isso permite que os participantes vejam suas expressões e gestos e acompanhem os slides sem precisar desviar o olhar entre você e os slides. (Observação: esse recurso também é compatível com PowerPoint e Keynote.) Clique em Compartilhar > Telas e selecione Microsoft PowerPoint na seção Aplicativos . Em seguida, você pode escolher o tipo de sobreposição para onde seu vídeo aparecerá; a opção Na frente coloca sua imagem sobre os slides compartilhados. Você pode redimensionar e arrastar seu vídeo pela tela. Depois, clique em Compartilhar.

Compartilhe o áudio do seu computador para adicionar som ambiente durante os intervalos.

Se você quiser manter um certo ambiente durante os intervalos da reunião — ou usar música como lembrete para retornar de um intervalo — pode compartilhar o áudio do seu computador para fornecer um som ambiente. Isso funciona independentemente de você estar compartilhando a tela ou não, permitindo que você apresente um slide com informações aos participantes enquanto a música toca ao fundo. Para compartilhar áudio sem compartilhar a tela, clique em Compartilhar tela > Avançado > Áudio do computador > Compartilhar . Você pode reproduzir áudio de qualquer lugar do seu dispositivo, incluindo serviços de streaming de música e o YouTube. Se também quiser compartilhar a tela, clique em Compartilhar tela , selecione o programa ou a área de trabalho que deseja compartilhar e escolha Compartilhar som > Compartilhar.

Destacar vários oradores para simular uma mesa redonda realista.

Por padrão, o Zoom destaca o vídeo ou ícone do orador atual. Isso pode ser uma distração, dependendo do seu ângulo de visão, já que os vídeos se movem pela tela — especialmente durante sessões de perguntas e respostas, quando vários participantes ativam o microfone e interagem com os apresentadores. Para evitar essa confusão, os anfitriões do Zoom podem destacar até nove pessoas como oradores principais, tornando-as visíveis na visualização principal dos oradores para os participantes. (Isso é diferente de fixar um participante, que apenas torna as pessoas oradoras principais no seu dispositivo.)

O recurso Destaque simula essencialmente uma mesa redonda real, permitindo que os participantes vejam todos os palestrantes principais igualmente. Os outros participantes permanecerão visíveis por meio de uma barra deslizante na parte superior da tela da reunião. Para adicionar um Destaque, passe o mouse sobre o vídeo de um participante e clique nos três pontos > Destaque para Todos . Repita esse processo, selecionando Adicionar Destaque para até nove palestrantes.

Adicionando uma visão imersiva a locais de reunião do mundo real.

Reuniões virtuais podem ser tediosas, mas o recurso Visualização Imersiva do Zoom torna apresentações, aulas ou grupos um pouco mais envolventes, colocando os participantes em cenários realistas. Em vez de cabeças flutuando em pequenas caixas, você pode mover os participantes para "sentarem" em carteiras de sala de aula, cadeiras atrás de um palco ou até mesmo ao redor de uma fogueira. Para a melhor experiência visual, certifique-se de que sua câmera do Zoom esteja funcionando corretamente . O Zoom oferece cenários predefinidos ou você pode carregar uma foto do seu escritório ou espaço externo. Esses cenários virtuais podem acomodar até 25 participantes. Como anfitrião, clique em Exibir > Imersivo e escolha se deseja adicionar os participantes ao cenário automaticamente ou manualmente e selecione o cenário. Clique em Iniciar para posicionar as pessoas na visualização imersiva. Para visualizações imersivas personalizadas, você precisará mover os participantes manualmente.

Arquivos de áudio separados para gravação de podcasts ou conteúdo educacional.

Como qualquer reunião do Zoom pode ser gravada, é uma plataforma conveniente para criar e salvar conteúdo colaborativo ou conversacional, como podcasts, tutoriais, reuniões de diretoria e reuniões Plus. No entanto, ter várias pessoas falando ao microfone ao mesmo tempo pode dificultar a audição posteriormente, especialmente se as pessoas estiverem falando umas por cima das outras ou se um participante tiver ruído de fundo enquanto outro estiver falando. Nesses casos, você pode gravar arquivos de áudio separados e depois mesclá-los para uma experiência mais limpa. Como anfitrião, no aplicativo Zoom para desktop, clique na foto do perfil > Configurações > Gravar e ative a opção "Gravar um arquivo de áudio separado para cada participante" . Isso gravará e salvará cada arquivo localmente com o nome do participante.

Configure um segundo dispositivo como "coanfitrião" para gerenciar os participantes e o chat.

Gerenciar uma reunião exige que você compartilhe uma apresentação, monitore o chat e acompanhe os participantes que desejam participar — tudo isso pode ser bastante desafiador, especialmente se você estiver tentando fazer tudo em uma única tela pequena. Uma solução alternativa é fazer login com um segundo dispositivo e usar um para compartilhar a tela e o outro para gerenciar os participantes e a atividade do chat. Participe da reunião em ambos os dispositivos — no seu dispositivo principal com privilégios de anfitrião, clique em Participantes , passe o mouse sobre o seu outro perfil na lista e clique em Mais > Tornar coanfitrião > Confirmar . (Se você não for o anfitrião principal da reunião, ainda poderá receber privilégios de coanfitrião.)

Com uma conta Zoom paga, você pode entrar em dois dispositivos do mesmo tipo simultaneamente, ou em um computador e um celular ou tablet. Como alternativa, qualquer pessoa pode entrar em outro dispositivo usando uma conta diferente ou como convidado. Se você estiver conectado com o mesmo perfil, certifique-se de silenciar todos os dispositivos no segundo dispositivo para evitar eco.

Configure sua própria sala de espera para compartilhar uma agenda ao vivo e conversar com os participantes.

Se você deseja uma experiência de sala de espera mais profissional (ou envolvente) do que a página padrão do Zoom que exibe a mensagem "Aguardando o anfitrião iniciar a reunião", você pode personalizar o que os participantes veem. A opção mais simples é um título de texto para a sala de espera, mas você também pode adicionar uma imagem, fazer o upload do logotipo da sua marca juntamente com uma mensagem ou descrição para a reunião, ou incluir um vídeo em loop (com ou sem som) — que pode ser usado para exibir a pauta da reunião, as regras da reunião e uma mensagem de boas-vindas. Habilite a Sala de Espera ao agendar sua reunião e, em seguida, acesse Opções da Sala de Espera > Personalizar Sala de Espera > Salvar após adicionar suas personalizações.

As salas de espera do Zoom também contam com uma função de bate-papo, permitindo que os anfitriões enviem mensagens para todos na sala de espera ou se comuniquem de forma privada com indivíduos. Clique em "Bate-papo" e selecione o indivíduo ou os participantes da sala de espera com quem deseja conversar.

Use o AI Companion para obter um resumo ao entrar atrasado em uma reunião.

O AI Companion é a ferramenta de IA generativa do Zoom, que oferece recursos de produtividade como anotações, resumos de reuniões e definição de tarefas. Se ativado para uma reunião, ele também pode responder às perguntas dos participantes em tempo real — o que significa que, se você entrar atrasado, poderá obter um resumo de tudo o que perdeu sem chamar a atenção para o seu atraso. As perguntas predefinidas incluem "Me atualize", "Meu nome foi mencionado?" e ​​"Quais são as tarefas a serem feitas?", embora você também possa fazer perguntas personalizadas. Clique no ícone do AI Companion no canto superior direito da reunião e escolha uma pergunta predefinida ou formule a sua própria. Observe que o recurso de Perguntas da Reunião está disponível apenas para contas corporativas e empresariais e deve ser ativado pelo anfitrião.