10 truques do Google Drive que você precisa dominar.

Como o centro de (quase) todos os arquivos armazenados na sua conta do Google, o Drive é uma ferramenta essencial para os usuários do Workspace salvarem, organizarem e compartilharem documentos, planilhas e arquivos de mídia. Para manter seu Drive organizado e aproveitar ao máximo seus recursos de colaboração, aqui estão 10 dicas e truques que você precisa conhecer.

Adicione atalhos em vez de duplicar arquivos para economizar espaço de armazenamento.

Se você estiver organizando o Drive e precisar que um único arquivo seja acessível em várias pastas — como costuma acontecer em diversos projetos —, não precisa movê-lo nem criar várias cópias, o que consome espaço de armazenamento e impede que colaboradores de diferentes equipes trabalhem na mesma versão ativa. Em vez disso, deixe o arquivo original onde está e crie atalhos em outros locais. Clique com o botão direito em qualquer arquivo no Drive para abrir o menu de opções, depois vá para Organizar > Adicionar Atalho e escolha a pasta de destino.

Use encurtadores de URL para criar rapidamente novos arquivos específicos para uma determinada conta.

Os encurtadores de URL economizam muito tempo ao abrir novos arquivos do Drive — especialmente Documentos, Planilhas e Apresentações — principalmente se você estiver conectado a várias contas do Google ao mesmo tempo, como uma conta pessoal e uma profissional. Ao digitar doc.new, sheet.new ou slide.new na barra de endereços, um novo arquivo será criado automaticamente na sua conta principal. Adicione /1, /2, /3 etc. para especificar qual conta você deseja usar. Isso evita que você precise clicar várias vezes para criar um novo arquivo.

Use os links de compartilhamento modificados para criar cópias automaticamente.

Outro encurtador de links permite forçar os destinatários de arquivos compartilhados a criar uma cópia em vez de apenas visualizar ou editar o original. Esse recurso é útil para compartilhar modelos, listas de verificação e outros materiais que os usuários precisarão editar, preservando a versão original. Basta substituir `/edit` ou `/view` no final do link de compartilhamento por `/copy`, e os destinatários serão solicitados a "criar uma cópia" ao abri-lo.

Faça o upload de novas versões para sobrescrever os documentos existentes sem alterar o link de compartilhamento.

Os arquivos do Google Originals são atualizados em tempo real conforme você edita, permitindo que todos os colaboradores vejam as alterações. No entanto, novas versões de PDFs, imagens e vídeos precisam ser compartilhadas novamente, a menos que você sobrescreva o original. Clique com o botão direito em qualquer arquivo que não seja do Google e acesse Gerenciar versões > Fazer upload de nova versão para manter o mesmo link de compartilhamento para a atualização.

Bloqueie os arquivos no modo somente leitura para impedir que o Plus faça modificações.

Se você deseja compartilhar a versão final de um arquivo do Drive, mas quer impedir que os destinatários façam edições — seja acidentalmente ou intencionalmente — você pode bloqueá-lo no modo somente leitura. Esse método é mais rápido do que convertê-lo para PDF ou gerenciar permissões para diferentes usuários. Clique com o botão direito do mouse no arquivo para abrir o menu de opções e, em seguida, acesse Informações do arquivo > Bloquear . (Observe que você também não poderá fazer edições até desbloquear o arquivo.)

Ative a conversão de uploads para converter arquivos .docx em arquivos compatíveis com o Google.

Outra funcionalidade que evita cliques repetidos é a conversão automática de arquivos externos para formatos do Google Docs. Isso é especialmente útil se você recebe com frequência documentos .docx, .xlsx ou .pptx de usuários da Microsoft. Em vez de converter manualmente cada vez, você pode acessar Configurações > Geral , rolar para baixo até a seção Uploads e ativar a opção para converter arquivos enviados para o formato do Google Docs.

Adicione legendas às imagens em arquivos PDF para fornecer feedback direto.

Os arquivos editáveis ​​do Drive permitem que você destaque e anote textos facilmente, mas você pode fazer o mesmo com outros tipos de arquivo no modo de visualização. Esse recurso é útil para anotar elementos visuais, layouts e designs sem precisar baixar e abrir o arquivo em um programa separado. Basta clicar duas vezes para abrir qualquer imagem ou visualizar um PDF e, em seguida, clicar no ícone de anotação na parte superior. Depois, selecione a área que deseja anotar e adicione seu comentário.

Use filtros de pesquisa avançados para encontrar arquivos perdidos rapidamente.

Meu Drive pessoal costuma estar um pouco desorganizado, o que dificulta encontrar arquivos antigos cujos nomes esqueci sem ter que percorrer uma lista enorme de itens desorganizados. Os filtros de pesquisa avançada são uma parte fundamental da solução, permitindo refinar a busca por tipo de arquivo, proprietário e data. Basta digitar termos como tipo:, proprietário :, antes de : ou depois de: na barra de pesquisa, seguidos pelos seus critérios.

Crie um centro de projetos dedicado para facilitar o acesso a arquivos relacionados.

A estrutura organizacional do Drive é notavelmente simples; ele exibe arquivos e pastas sugeridos na guia Início, enquanto a guia Meu Drive é classificada alfabeticamente por padrão, com opções para classificar por data de modificação. Você pode, é claro, criar pastas e mover arquivos (inclusive usando o truque de atalhos mencionado acima), mas também pode ser útil criar uma "Central" dinâmica para acesso rápido a arquivos relevantes, como os de um projeto de trabalho específico ou de férias. Os usuários do Workspace pago têm acesso à guia Prioridade, que agrupa até 25 arquivos de qualquer lugar do Drive sem movê-los de seus locais originais. Os usuários gratuitos podem marcar itens com estrela ou criar um arquivo mestre do Docs e incluir caixas de arquivos usando o símbolo @.

Use o scanner Drive para digitalizar rapidamente recibos e documentos impressos.

Na verdade, você não precisa de um aplicativo separado para digitalizar documentos; o Google Drive já possui esse recurso integrado , permitindo que usuários de iPhone e Android digitalizem rapidamente materiais impressos para o Drive usando apenas a câmera do dispositivo. Abra o aplicativo Drive e selecione o ícone de digitalização ou o sinal de mais (+) , depois toque em "Digitalizar documento" . O Google fará alguns ajustes , após os quais você poderá especificar o nome e o destino e tocar em "Carregar" . A partir daí, seus recibos, contratos e outros arquivos digitalizados poderão ser pesquisados ​​como qualquer outro item no seu Drive.