Expandindo seu negócio freelance: Seu guia para escolher os melhores profissionais.

Um momento crítico em qualquer carreira freelance em ascensão ocorre quando a carga de trabalho excede a capacidade de uma única pessoa de lidar com ela de forma eficaz. Você se vê recusando novos projetos, trabalhando até tarde para dar conta do recado ou percebendo que a qualidade do seu trabalho cai devido ao esgotamento.

O próximo passo natural é contratar alguém para ajudar, mas é também nesse ponto que muitos freelancers cometem seu primeiro erro real de contratação , não por terem escolhido a pessoa errada, mas por nunca terem parado para pensar profundamente sobre o tipo de relacionamento profissional que precisam construir desde o início.

Quando seus projetos excedem sua capacidade? 

À medida que seu negócio freelance cresce e você se vê sobrecarregado de tarefas, expandir sua equipe se torna inevitável. Atingir sua capacidade máxima como freelancer individual é uma preocupação válida, mas requer um comprometimento genuíno, não apenas uma solução temporária. Buscar ajuda geralmente significa uma de duas coisas: contratar outro freelancer para trabalhar com você em partes específicas do projeto ou terceirizar tarefas específicas. Enquanto isso, você continua responsável perante o cliente ou, eventualmente, caminha para a formação de uma pequena equipe autossuficiente.

Cada um desses caminhos apresenta expectativas diferentes, procedimentos burocráticos variados e níveis de risco distintos caso algo dê errado. Portanto, é importante pensar cuidadosamente sobre a estrutura a ser seguida, em vez de simplesmente optar pela opção mais fácil para a primeira pessoa que você contatar.

Empreiteiro independente ou subempreiteiro?

Esses termos são usados ​​de forma imprecisa, mas descrevem relações fundamentalmente diferentes, e essa diferença impacta significativamente a responsabilidade do cliente, o fluxo de pagamentos e as possíveis repercussões caso surjam problemas relacionados ao trabalho. Compreender a distinção entre contratados independentes e subcontratados é o primeiro passo, já que cada função tem obrigações completamente distintas, embora anúncios de emprego e conversas informais frequentemente usem esses termos como sinônimos.

geralmente:

O profissional autônomo que você contrata trabalha diretamente com você dentro de um escopo definido e, geralmente, tem liberdade para determinar como o trabalho será feito.

Um subcontratado, por outro lado , opera sob um acordo em que você permanece responsável perante o cliente final, e o subcontratado se reporta diretamente a você, e não ao cliente.

Se você está expandindo sua equipe para um projeto maior e deseja manter um único ponto de contato com o cliente, subcontratar parte do trabalho costuma ser a estrutura mais simples. No entanto, se você realmente precisa de mais pessoas trabalhando em paralelo e com igual responsabilidade no projeto, contratar um segundo profissional autônomo diretamente pode ser a melhor opção.

O que você leva em consideração ao avaliar um potencial contratado?

Uma vez identificada a estrutura necessária, o processo de inspeção em si merece o mesmo rigor que você esperaria do cliente ao inspecioná-lo:

• Analise o portfólio deles e procure exemplos de trabalhos que sejam realmente semelhantes ao que você precisa, e não apenas trabalhos geralmente impressionantes.
• Solicitar referências De seus novos clientes, não apenas depoimentos publicados em seu site.
• Tenha uma conversa franca sobre a disponibilidade e a carga de trabalho atual deles; alguém que gerencia outros cinco clientes pode não ter capacidade para atender às suas necessidades de agendamento.

Também vale a pena prestar atenção em como eles se comunicam, mesmo antes de assinar qualquer coisa. Alguém que é vago sobre seus processos, demora a responder durante as negociações de contratação ou não é claro sobre os preços provavelmente levará esses mesmos hábitos para a relação de trabalho quando dinheiro e prazos estiverem em jogo. Se você é completamente novo nessa fase e todo o aspecto da contratação parece desconhecido, vale a pena revisitar os princípios básicos do trabalho freelancer, porque muito do que se aplicava a você como freelancer individual muda quando você é quem está contratando alguém para um projeto.

A classificação correta protege você, não apenas o contratante.

Classificar incorretamente um funcionário não é um risco apenas para grandes empresas com departamentos de recursos humanos. A responsabilidade de classificar corretamente a pessoa que você contrata é sua, mesmo que todo o seu trabalho seja feito no seu laptop.

O Serviço da Receita Federal (IRS) utiliza uma combinação de fatores comportamentais, financeiros e de relacionamento para determinar se alguém deve ser tratado como um contratado independente ou um empregado, independentemente da denominação que você utilize para o acordo em seus próprios documentos. Em última análise, tudo se resume ao grau de controle que você exerce sobre como, quando e onde o trabalho é realizado, quem fornece as ferramentas e os equipamentos e se o relacionamento aparenta ser parte integrante e contínua do seu negócio, em vez de um acordo específico e temporário.

O Departamento do Trabalho dos EUA aplica seu próprio Teste de Realidade Econômica para Salários e Horas de Trabalho, que analisa questões semelhantes sob uma perspectiva ligeiramente diferente, incluindo se um trabalhador tem uma oportunidade real de ganhar ou perder com base em suas próprias decisões.

Essa classificação incorreta não só cria problemas para o contratado, como também pode responsabilizá-lo por impostos atrasados, multas e benefícios não pagos, caso se descubra posteriormente que o trabalhador que você tratou como prestador de serviços independente (1099) era, na verdade, seu funcionário. Para um freelancer que trabalha com margens de lucro apertadas, esse é um risco que merece séria consideração antes da emissão da primeira fatura, e não depois.

Prepare o contrato antes de começar o trabalho.

Um entendimento verbal, por mais detalhado que seja, não substitui um contrato por escrito quando você é quem está contratando alguém para um projeto. No mínimo, o contrato deve estipular o seguinte:

• Escopo do trabalho
• Valor e cronograma de pagamento
• Quem detém os direitos autorais do produto final da obra?
• Expectativas de confidencialidade caso o projeto envolva informações sensíveis do cliente.
• O que acontece se uma das partes precisar rescindir o contrato antecipadamente?

A Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA, na sigla em inglês) fornece suas próprias diretrizes sobre a contratação de prestadores de serviços versus funcionários, detalhando as obrigações do empregador, incluindo os riscos salariais e de benefícios que podem surgir caso seja posteriormente determinado que a relação de trabalho era, de fato, um contrato de trabalho, independentemente da designação do contrato.

Não se trata de entrar em conflito com alguém com quem você deseja trabalhar. Trata-se de garantir que ambas as partes tenham um entendimento claro e compartilhado do acordo por escrito. Dessa forma, quaisquer desentendimentos futuros se resumem a consultar o acordo documentado, em vez de cada parte se lembrar da conversa de forma diferente.

Estruturas de pagamento em relações de trabalho autônomo

A forma como você estrutura os pagamentos afeta diretamente seu fluxo de caixa e a disposição do contratado em priorizar seu projeto.

1. Taxas fixas de projeto – Ideal para empresas com escopo claramente definido e entregáveis ​​conhecidos.
2. Cobrança por hora Faz mais sentido para negócios abertos ou exploratórios cujo escopo pode mudar.
3. Pagamento baseado na conclusão (etapas) Este método consiste em liberar uma parte dos honorários após a conclusão de fases específicas do trabalho. É eficaz para projetos de longo prazo e oferece proteção para ambas as partes: o contratado não precisa esperar até o final para receber o pagamento, e você não paga o valor total antes de ver um progresso tangível.

Independentemente da estrutura escolhida, seja transparente e claro quanto ao seu cronograma de pagamentos. Se o seu cliente paga em 30 dias e você planeja pagar o subcontratado após receber esses fundos, você deve informá-lo disso antes que ele comece o trabalho, e não depois que ele concluir a tarefa e estiver aguardando o pagamento.

Quando é que você precisa de um subcontratado de verdade?

Existe um ponto específico em que a subcontratação, em vez da simples contratação de assistência paralela adicional, se torna a opção mais adequada:

• Quando você precisa ser o único ponto de contato com o cliente.
• Quando o trabalho deve ser entregue sob Sua marca atual Ou seus próprios padrões de qualidade, em vez de uma contribuição separada.
• Quando você participa de uma licitação para um projeto especificamente por causa da sua própria reputação e precisa agregar capacidade sem que o cliente sinta que agora está gerenciando vários fornecedores.

Nessa estrutura, você é o único responsável caso algo dê errado, o que significa que seus padrões de auditoria para o subcontratado devem ser mais rigorosos, e não mais rigorosos, do que aqueles que você aplica a um contratado com quem trabalha em igualdade de condições. Você garante que o trabalho deles seja tão bom quanto o seu.

Sinais de alerta a serem observados antes de assinar um contrato.

Antes de tomar a decisão de contratar um freelancer, existem alguns sinais de alerta que merecem sua atenção.

1. Uma pessoa que se recusa a fornecer referências ou exemplos de trabalhos anteriores relevantes para o tipo de projeto em que você está trabalhando.
2. Os preços parecem bons demais para ser verdade em comparação comPreços de mercado Para o serviço solicitado, isso geralmente indica falta de experiência ou comprometimento da qualidade posteriormente.
3. Hesitação em colocar os termos básicos por escrito, especialmente os termos de pagamento.
4. Respostas vagas sobre disponibilidade, especialmente se você precisa de compromissos firmes em relação a um prazo específico.

Nenhum desses sinais desqualifica automaticamente a pessoa, mas merecem ser mencionados diretamente, em vez de se esperar que o problema se resolva sozinho após a tomada de alguma providência. Muitas vezes, a reação de uma pessoa ao ser questionada diretamente sobre um sinal de alerta revela informações mais valiosas do que a própria resposta.

Construindo uma equipe confiável de contratados independentes

Para alcançar um crescimento sustentável como freelancer, é essencial construir uma equipe central de profissionais autônomos confiáveis. A primeira contratação costuma ser a mais difícil, muitas vezes devido à falta de um histórico de desempenho anterior para comparação. Com o tempo, o objetivo passa a ser construir um pequeno grupo de profissionais autônomos em quem você possa confiar para diversos tipos de trabalho, evitando a necessidade de recomeçar o processo de seleção do zero a cada novo projeto.

Após cada contrato, mesmo os informais, faça anotações sobre o que funcionou e o que não funcionou: estilo de comunicação, confiabilidade, qualidade do trabalho final e se você contrataria o profissional novamente para um projeto semelhante. Essas anotações se tornam realmente valiosas quando seu negócio freelance atinge o estágio de expansão e contração regulares com base no tamanho do projeto — o tipo de crescimento que os freelancers que estão desenvolvendo seus modelos de negócios com mais profundidade buscam.

Pensamentos finais

Em resumo, lembre-se de que a expansão bem-sucedida como freelancer depende de decisões de contratação bem ponderadas. Freelancers que se expandem sem problemas não são aqueles que têm sorte em todas as contratações. Em vez disso, são aqueles que tratam cada decisão de contratação com a máxima seriedade, assim como esperam que um cliente trate a sua.

Antes de tudo isso, vale a pena reconsiderar a distinção fundamental entre ser um empregado e ser um trabalhador autônomo sob a perspectiva da outra parte, pois entender o que o levou a escolher o trabalho freelancer em primeiro lugar é, muitas vezes, o indicador mais claro do que as pessoas que você contrata também procuram.