O segredo para uma IA mais inteligente não está na solicitação do usuário, mas sim no Google Drive.
Não apenas em comandos! Descubra como o Google Drive torna o uso da inteligência artificial mais inteligente e eficiente.
As coisas mais importantes que você precisa saber
- A inteligência artificial consegue pesquisar centenas de documentos armazenados no Google Drive para recuperar rapidamente informações, como projetos recorrentes ou tarefas inacabadas.
- Transforme PDFs e relatórios extensos usando inteligência artificial para extrair com clareza tarefas práticas e prazos importantes.
- Recupere seus antigos arquivos do Google Drive transformando-os com inteligência artificial, como converter transcrições de seminários em posts de blog ou anotações de reuniões em listas de verificação.
Com base na minha experiência, descobri que a maior melhoria nos meus resultados nem sempre vem da própria demanda, mas sim de dar à inteligência artificial acesso aos documentos que já utilizo diariamente.
Assim que a IA conseguiu acessar minhas anotações, pesquisas, PDFs e praticamente tudo mais no meu Google Workspace, ela começou a funcionar mais como uma assistente que entendia o contexto por trás das minhas perguntas.
Se você já usa o Google Drive, aqui estão sete maneiras de aproveitar esse contexto.
1. Converter um volume de pesquisa em um primeiro rascunho refinado.
Tarefa: Utilizando os documentos desta pasta, crie uma apresentação explicando as principais conclusões. Organize a apresentação com títulos claros, indique as divergências entre as fontes e aponte quaisquer afirmações que exijam investigação adicional.
Em vez de copiar e colar informações de meia dúzia de documentos, aponte sua IA para sua pasta de pesquisa e explique o que você está tentando escrever. Você notará a diferença imediatamente. Em vez de se basear em informações que já conhece, a IA baseará sua resposta em sua pesquisa.
2. Compare documentos em segundos
Tarefa: Compare estes dois documentos e crie uma tabela que descreva cada mudança significativa. Destaque quaisquer alterações que afetem preços, prazos, responsabilidades ou decisões importantes.
Precisa saber o que mudou entre duas versões de uma proposta ou contrato? Isso acontece comigo o tempo todo quando o Google Docs não é suficiente ou quando o primeiro rascunho se perde completamente. Basta enviar os dois arquivos e deixar a IA compará-los. O que normalmente levaria meia hora de revisão tediosa e atenção meticulosa aos detalhes se torna uma tarefa concluída em segundos.
3. Faça perguntas sobre anos de observações.
Pergunta: Com base nas minhas observações em reuniões nos últimos seis meses, quais projetos foram mencionados com mais frequência?
Ou: Quais tarefas você assumiu e que ainda não foram concluídas?
A maioria de nós tem centenas de documentos armazenados no Google Drive que raramente abrimos. Em vez de procurar manualmente em pastas, deixe a IA pesquisar o conteúdo. É uma maneira muito mais rápida de redescobrir informações que você já criou. Busca por IA em alta: 6 tarefas que os usuários agora confiam à IA em vez do Google.
4. Converter arquivos PDF em tarefas executáveis
O pedido: Resuma este documento, liste todas as tarefas executáveis, indique os prazos importantes e explique tudo aquilo a que devo prestar atenção especial.
Relatórios extensos são úteis, até chegar a hora de realmente lê-los. Seja um relatório trimestral, um livro didático ou um manual do usuário, a IA pode extrair as informações de que você precisa. Dessa forma, em vez de receber um resumo genérico, você obtém algo que pode realmente usar.
5. Descobrindo links que você nem sabia que existiam.
Esta é uma das minhas aplicações favoritas da inteligência artificial. Forneça a ela vários documentos relevantes, como uma sessão de brainstorming, feedback do cliente, anotações de reunião e um plano de projeto, e peça para que ela procure padrões.
Você poderá descobrir problemas recorrentes, ideias negligenciadas ou temas que não ficaram claros ao ler cada documento individualmente.
6. Revitalização de obras antigas
Agora uso esse truque o tempo todo. Meu Google Drive está cheio de documentos que pareciam ótimos na época, mas que acabei deixando para depois. A inteligência artificial pode ajudar a mudar isso. Por exemplo, a transcrição de um webinar pode virar um post de blog, as anotações de uma reunião podem se transformar em um checklist, uma apresentação pode virar um boletim informativo ou um relatório antigo pode ser transformado em uma campanha de mídia social. As possibilidades são realmente infinitas.
Em vez de começar do zero todas as vezes, você aproveita o trabalho que já realizou.
7. Deixe a inteligência artificial aprender seu estilo de escrita.
(Fonte da imagem: Getty Images)
Tarefa: Usando esses três e-mails como exemplos do meu estilo de escrita, redija um novo e-mail para pedir um aumento ao meu gerente. Mantenha o mesmo tom e extensão das frases, mas não copie nenhuma palavra exata.
Um benefício subestimado de trabalhar com seus próprios documentos é a consistência. Em vez de dizer à IA para "escrever como eu", forneça exemplos de seus trabalhos anteriores. Embora eu não recomende que ninguém use IA para escrever por você, essa é uma boa maneira de agilizar a redação de e-mails complexos com um pouco de ajuda da IA.
Já fiz isso inúmeras vezes com vizinhos difíceis, pedidos de reembolso e perguntas que faço ao meu médico. A IA me ajuda a dizer coisas que eu poderia ter deixado passar.
Conclusão
Descobri um mundo de possibilidades no meu Google Docs que eu nem imaginava que existiam. Aliás, muitos dos documentos no meu Google Workspace foram escritos antes mesmo da IA estar disponível, então explorá-los agora com a ajuda da IA tem sido incrivelmente divertido e útil. Experimente isso na próxima vez que estiver procurando a sugestão perfeita — basta dar uma olhada nos arquivos que já estão no seu Google Drive e descobrir um fluxo de trabalho que você não conhecia.
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