Gerenciando escritórios de forma inteligente: estratégias para enfrentar os desafios do aumento das temperaturas globais.

Se os últimos meses servem de indicador, o calor extremo tornou-se parte integrante do verão britânico. Com o aumento contínuo das temperaturas, os empregadores enfrentam uma pressão crescente para garantir que os locais de trabalho estejam preparados para essas condições mais quentes.

O desafio reside em compreender a forma mais inteligente de adaptação, pois o custo de deixar tudo ao acaso e cometer erros é elevado.

Bradley Beighton

Engenheiro Técnico Sênior no Centro de Experiência Digital da Ricoh.

Estima-se que a onda de calor que atingiu o Reino Unido em junho de 2026 resultou na perda de 24 milhões de horas de trabalho e custou à economia £ 1.15 bilhão em perda de produtividade. Esses números demonstram o impacto direto que as condições de trabalho podem ter no desempenho dos negócios.

Ao mesmo tempo, o trabalho híbrido adiciona outra camada de complexidade, mudando radicalmente a forma como os escritórios operam. A frequência é muito menos previsível do que antes, dificultando saber onde e quando itens como refrigeração, ventilação e capacidade do espaço de trabalho serão mais necessários.

Além do calor do verão, as organizações precisam de espaços de trabalho que funcionem com eficiência em todas as estações do ano e se adaptem às constantes mudanças de ocupação e condições ambientais. Elas precisam entender como as pessoas se movimentam dentro do escritório, como as mesas que utilizam, as salas de reunião que ficam cheias, as áreas onde as equipes colaboram e os espaços que são frequentemente negligenciados.

Para alcançar esse objetivo, é necessário compreender imediatamente como os edifícios são utilizados. É aí que entram a tecnologia de sensores e os dados de utilização do espaço de trabalho, transformando suposições em evidências e fornecendo às organizações as informações necessárias para tomar decisões mais inteligentes em relação ao ambiente de trabalho.

As médias gerais do edifício podem mascarar problemas locais.

Muitos escritórios ainda são administrados com base em uma ideia relativamente fixa de como um edifício deve funcionar. Os sistemas de refrigeração e ventilação podem seguir cronogramas predeterminados, enquanto os espaços individuais são gerenciados de acordo com sua capacidade máxima, em vez de como estão sendo usados ​​no momento. Mas sabemos que os locais de trabalho modernos não se comportam com essa previsibilidade.

Num dia, um andar inteiro pode estar praticamente vazio, enquanto outro está lotado. No dia seguinte, esses padrões podem se inverter completamente. Numa terça-feira movimentada, as salas de reunião podem ficar quentes e abafadas após horas de colaboração contínua, enquanto o espaço de trabalho aberto adjacente permanece confortável. Da mesma forma, as áreas expostas à luz solar direta naturalmente aquecem muito mais rápido do que outras.

Uma única leitura de temperatura em um local específico não consegue levar em conta as inúmeras variações dentro de um escritório. No entanto, decisões relativas a todo o edifício são frequentemente tomadas com base nessa informação limitada, o que leva ao consumo desnecessário de energia, enquanto problemas reais de conforto permanecem sem solução.

Por esse motivo, os empregadores precisam de uma visão mais abrangente do desempenho no local de trabalho. Sensores ambientais podem monitorar temperatura, umidade, dióxido de carbono e qualidade do ar em diferentes áreas, fornecendo dados cruciais em tempo real, enquanto os dados de ocupação mostram os espaços utilizados e como isso muda ao longo do dia.

Muitas vezes, as organizações presumem que precisam monitorar os funcionários para entender o desempenho no local de trabalho, mas nem sempre é esse o caso. Projetados com foco na privacidade, esses sistemas podem combinar sensores térmicos, temperatura ambiente e níveis de dióxido de carbono, além de rastreamento espacial anônimo, para revelar o desempenho de uma área específica sem identificar os usuários.

Ao reunir esses pontos de dados, as equipes de manutenção podem identificar problemas reais precocemente, compreender suas causas e priorizar ações que tenham um impacto tangível sobre os funcionários e sua produtividade.

Tornar os dados úteis

Coletar dados no ambiente de trabalho é apenas o começo. O verdadeiro valor reside em como as organizações utilizam essas informações para criar melhores experiências para os funcionários, ao mesmo tempo que operam os edifícios com mais eficiência. É fácil focar em painéis e sensores, mas o objetivo real é fornecer às equipes de instalações insights úteis e acionáveis.

A inteligência no local de trabalho não se resume apenas a responder rapidamente quando um problema surge, mas sim a antecipar problemas antes que eles comecem a afetar as pessoas que utilizam o espaço.

Por exemplo, níveis elevados de dióxido de carbono podem indicar a necessidade de melhor ventilação em uma sala de reuniões, enquanto picos frequentes de temperatura podem apontar para o uso de equipamentos, exposição ao sol da tarde ou um desequilíbrio entre a ocupação e a capacidade de refrigeração. Isso permite que as equipes de instalações identifiquem as causas principais dos problemas e tomem medidas antes que eles comecem a afetar os funcionários.

Ao direcionar recursos para áreas onde são realmente necessários, os empregadores melhoram o bem-estar dos funcionários, reduzindo o consumo desnecessário de energia e os custos operacionais. Essa abordagem mais direcionada também apoia metas de sustentabilidade mais amplas.

Evitar o resfriamento desnecessário em andares quase vazios reduz as despesas operacionais e ajuda as organizações a progredirem em direção às metas de emissões de Escopo 2, sem comprometer a produtividade ou a qualidade do ar interno.

Projetar espaços de trabalho que se adaptem aos métodos de trabalho reais dos funcionários.

Talvez o maior valor dos dados do ambiente de trabalho esteja no que eles revelam ao longo do tempo.

Padrões começam a surgir, proporcionando às organizações uma compreensão muito mais profunda de como seus espaços de trabalho estão sendo utilizados.

Padrões recorrentes podem revelar espaços consistentemente subutilizados, aqueles que exigem mais dos sistemas prediais e se certas áreas devem ser abertas, combinadas ou completamente redesenhadas. Eles também podem orientar cronogramas de refrigeração mais precisos e eficientes, políticas de reserva de salas e decisões sobre os melhores locais para equipes ou atividades específicas.

Os dados de login e reserva adicionam outra camada a isso. Uma organização pode descobrir que os funcionários preferem regularmente um conjunto específico de escritórios, que as salas de reunião pequenas estão sempre lotadas ou que uma área de colaboração especialmente projetada raramente é usada. Esses comportamentos revelam às equipes de instalações algo que uma simples leitura de temperatura jamais conseguiria mostrar.

No entanto, os dados são mais úteis quando levados em consideração juntamente com o feedback dos funcionários.

Para organizações com vários escritórios e milhares de funcionários, conversar individualmente com cada um nem sempre é viável. Os dados do ambiente de trabalho podem ajudar a identificar áreas que exigem conversas mais aprofundadas, enquanto pesquisas, ferramentas de feedback e opiniões diretas dos funcionários fornecem o contexto por trás dos números.

A inteligência de ambiente de trabalho pode destacar o que está acontecendo em todo o edifício, mas são os funcionários que fornecem o contexto que explica por que isso importa e como as condições afetam sua capacidade de colaborar e se concentrar.

A combinação dessas perspectivas leva a uma compreensão muito mais completa do desempenho no local de trabalho.

Em última análise, o objetivo é criar escritórios que se adaptem continuamente às mudanças de circunstâncias para manter o conforto e a produtividade dos funcionários, em vez de depender de suposições fixas que se tornam obsoletas rapidamente.

Preparando os escritórios para um futuro mais quente

Já não é apenas o clima que é difícil de prever; os padrões de trabalho estão mudando com a mesma rapidez, e os métodos tradicionais e rígidos de gestão do local de trabalho já não conseguem acompanhar essas mudanças aceleradas.

As organizações precisam entender como um edifício foi projetado para funcionar e, mais importante, como ele será usado no dia a dia. Essa compreensão permite que as equipes de gestão de instalações respondam mais rapidamente, usem a energia com mais eficiência e criem ambientes de trabalho confortáveis ​​e flexíveis que se adaptem às mudanças de circunstâncias.

O benefício reside em proporcionar um ambiente de trabalho melhor para as pessoas que o utilizam. Um local onde os funcionários podem se concentrar quando necessário, com a certeza de que o ambiente dará suporte ao trabalho que vieram realizar.

Em termos simples, quando um ambiente de trabalho proporciona uma experiência melhor para seus funcionários, o desejo deles de utilizá-lo e de frequentá-lo aumenta.