Todos nós somos movidos por hábitos. Todos nós temos ações recorrentes em nosso dia, momentos que acontecem várias vezes ou dezenas de vezes, dependendo da natureza de nossa vida profissional. Você pode usar esses momentos recorrentes para criar novos hábitos que podem melhorar sua eficácia geral no trabalho. Depois, empilhe esses mini-hábitos uns sobre os outros. Aqui estão alguns hábitos úteis que você pode adotar, inspirados em tarefas recorrentes do seu dia, que ajudarão você a atingir seus objetivos e melhorar seu desempenho.
Não importa se você trabalha em casa ou no escritório em um dia qualquer, é provável que esteja participando de mais do que algumas reuniões virtuais. Reuniões virtuais podem ser desgastantes para nossa mente e nosso ser físico. Para cada reunião, pouco antes de pressionar o botão “Participar da reunião”, gire os ombros – para dentro…para cima…e para trás. Todos nós ficamos sentados por muito tempo todos os dias. Arredondar os ombros proporciona um pouco de alongamento. Além disso, ele lembra você de sentar-se ereto e o incentiva a manter as mãos afastadas. Quando suas mãos pousarem em ambos os lados das notas que você está usando, use isso como outro guia. (Ver nº 2)
- Imagine seu feedback como mais do que apenas um reflexo do seu conteúdo; É um acessório de palco. Imagine que há uma parede de cada lado do seu caderno. Suas mãos não devem ficar sobre suas anotações ou entre você e elas. Manter as mãos separadas, apoiadas na mesa em vez de entrelaçadas, parece bobagem, mas não tem problema. Como sentar-se com as costas eretas e as mãos afastadas parece estranho, é mais provável que você use gestos com as mãos. Usar gestos ajuda a dissipar a energia nervosa que todos sentimos ao falar em uma reunião. Ao "entregar" simbolicamente suas informações aos participantes da reunião apontando para eles, seja pessoalmente ou virtualmente, você está direcionando sua energia nervosa para algo produtivo, em vez de um movimento brusco ou espasmódico.
- Siga a regra das “duas perguntas”. Depois que um colega ou cliente dá uma opinião em uma reunião, nosso instinto é dizer imediatamente: "Bem, eu acho..." e então oferecer nossa opinião. Em vez disso, faça uma pausa e faça duas perguntas. Fazer uma pausa para pensar lhe dá um momento para pensar, e as duas perguntas ajudam você a entender melhor a posição da outra pessoa, o que pode mudar a maneira como você formula sua opinião ou a sua própria. Gostaria de poder lhe dizer quais são as duas perguntas a serem feitas, mas elas dependerão da natureza e do conteúdo do que a outra pessoa disse.
Perguntas clássicas úteis incluem:
“Por que essa questão é tão importante para você?”
"Como você chegou a essa conclusão?"
“Que informações adicionais seriam úteis para você?”
- No final da reunião, quando o líder da discussão disser: "Acho que terminamos", leia suas anotações da reunião antes de olhar para o seu celular. Para muitos de nós, o instinto imediato é verificar nossos telefones para ver quais e-mails chegaram durante a reunião. Quando a reunião terminou, todas as questões discutidas estavam em mente. No momento em que você olha para o seu telefone, os tópicos da reunião se tornam menos claros. Você já olhou para suas anotações de reunião no dia seguinte e disse a si mesmo: "Eu sabia o que isso significava quando escrevi, mas não tenho ideia do que significa agora". Ao olhar suas anotações, você provavelmente notará que escreveu muitos nomes. Temos tendência a anotar ideias ou itens concretos. Adicione um verbo com cada substantivo. Se você tem um substantivo e um verbo juntos, você tem uma frase completa, um pensamento completo. Esta frase fará sentido para você na próxima vez que você olhar suas anotações para lembrar o que aconteceu na reunião.
- Comece cada e-mail com o nome da pessoa para quem você está escrevendo. Na tentativa de sermos eficazes, muitas vezes usamos atalhos que, na verdade, prejudicam nosso impacto. Se você começar direto no cerne do seu e-mail, estará se concentrando no seu conteúdo. Se você começar pelo nome da pessoa, você se concentrará mais no indivíduo. Você imagina o rosto dele. Você se lembra da sua última conversa com ele. Você pensa em como esse indivíduo receberá as informações. Concentrar-se no indivíduo ajuda a determinar qual tom usar e qual linguagem pode ser apropriada e útil. Ao personalizar a mensagem para o indivíduo, você aumenta a chance de que sua mensagem seja ouvida da maneira que você pretende, o que aumentará sua chance de causar o tipo de impacto que você espera causar.
- Você provavelmente participa de dezenas de reuniões por semana. No início da reunião, alguém passa do bate-papo social para o ponto principal. Se você for a pessoa que abrirá a reunião, depois de declarar o propósito da reunião, adicione uma frase importante para aumentar o valor do seu tempo com esse público. Depois de dizer “Obrigado por se reunir comigo para discutir X”, adicione a frase “antes de entrarmos nisso” e uma pergunta aberta.
“O que mais está na sua agenda?”
“O que mais poderia ser útil discutir?”
Que outros assuntos estão em sua mente ultimamente?
Demonstrar disposição de deixar de lado seus próprios interesses para ver o que é importante para a outra pessoa demonstra um nível de preocupação e comprometimento em ajudar o cliente ou colega com quem você está trabalhando. Semelhante a iniciar e-mails com o nome do destinatário, começar colocando as necessidades da outra pessoa antes da sua agenda muda o foco da reunião do conteúdo para o indivíduo. Ajuda você a construir um relacionamento em vez de apenas empurrar informações. *Isso aumenta a confiança e a cooperação.*
Você está ocupado aprimorando as habilidades essenciais para sua profissão. Essas habilidades são mais difíceis do que competências mais brandas, como habilidades de comunicação. Aplicar boas técnicas a habilidades mais sociais requer apenas prática. Mudando seu comportamento em pequenas coisas, você muda a maneira como se comunica com os outros. Rapidamente, esses comportamentos se tornam seus novos hábitos, e você não precisa pensar muito sobre eles. *Melhorar as habilidades de comunicação aumenta a competência profissional e de liderança.*
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